Balai Bahasa Provinsi Sumatera Utara sebagai unit pelaksana teknis di bawah Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah wajib mendukung kebijakan terkait pelayanan informasi publik di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pengembangan, pembinaan, dan pelindungan bahasa dan sastra di Sumatera Utara, Balai Bahasa Provinsi Sumatera Utara memiliki data kebahasaan dan kesastraan dari 33 kota/kabupaten, yaitu 15 bahasa.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Balai Bahasa Provinsi Sumatera Utara dibentuk sebagai bagian dari pelaksanaan amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. PPID Balai Bahasa Provinsi Sumatera Utara memiliki peran dalam menyediakan dan memberikan layanan informasi publik kepada masyarakat, serta memastikan masyarakat memperoleh informasi yang transparan, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan mengenai kebijakan, program, kegiatan, serta layanan yang dilaksanakan oleh Balai Bahasa Provinsi Sumatera Utara.

Dalam pelaksanaan tugasnya, PPID Balai Bahasa Provinsi Sumatera Utara berperan sebagai penghubung antara Balai Bahasa Provinsi Sumatera Utara dan masyarakat dalam pemenuhan kebutuhan informasi publik. Layanan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan serta prinsip keterbukaan, transparansi, akuntabilitas, dan pelayanan publik.

Seiring dengan perkembangan kebutuhan masyarakat terhadap informasi yang cepat dan mudah diakses, PPID Balai Bahasa Provinsi Sumatera Utara terus berupaya meningkatkan kualitas layanan informasi publik. Penyediaan informasi dilakukan melalui berbagai kanal, baik secara daring melalui laman resmi dan media sosial maupun secara langsung melalui layanan informasi publik. Selain itu, PPID juga berupaya meningkatkan pemahaman masyarakat mengenai hak memperoleh informasi serta tata cara permohonan informasi publik.

Komitmen PPID Balai Bahasa Provinsi Sumatera Utara dalam memberikan layanan informasi publik merupakan bagian dari upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang terbuka, transparan, dan akuntabel, sekaligus mendukung peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat di bidang kebahasaan dan kesastraan..

Dalam pelaksanaannya, PPID Balai Bahasa Provinsi Sumatera Utara beranggotakan 5 orang, yaitu 1 orang koordinator, dan 4 orang anggota. PPID Unit Pelaksana Teknis bekerja dan bertanggung jawab kepada atasan langsung, yaitu Kepala Balai Bahasa Provinsi Sumatera Utara.